I. Hồ sơ bao gồm:
1. Tờ khai đăng ký khai sinh và Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu quy định
2. Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay Giấy chứng sinh (văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh, trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật)
3. Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con: Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con; Trường hợp không có văn bản trên thì phải có thư từ, phim ảnh, băng, đĩa, đồ dùng, vật dụng khác chứng minh mối quan hệ cha con, quan hệ mẹ con và văn bản cam đoan của cha, mẹ về việc trẻ em là con chung của hai người, có ít nhất hai người thân thích của cha, mẹ làm chứng.
II. Sau khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký khai sinh, người đi đăng ký khai sinh sẽ tiến hành đăng ký tại ubnd cấp xã, phường theo trình tự, thủ tục như sau:
– Người yêu cầu đăng kí khai sinh và nhận cha, mẹ, con trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch (khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
– Khi đến cơ quan đăng kí hộ tịch, người yêu cầu đăng kí khai sinh và nhận cha, mẹ, con xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ, nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người đăng ký nhận cha, mẹ, con ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu (khoản 2 Điều 25 Luật Hộ tịch 2014).
Khi đó giấy khai sinh cho trẻ, trong đó sẽ có đủ tên của cả cha và mẹ.
Ngoài ra có một số trường hợp đặc biệt được hướng dẫn tại Điều 13 Thông tư 15/2015/TT-BTP như sau:
– Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con.
Nếu có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được ghi theo Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ. Nếu không có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp, người cha chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp.
– Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã được đăng ký khai sinh không có thông tin về người cha, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi bổ sung thông tin về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con.
– Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con.